- Vodič i čekliste za organizovanje dogadjaja:

Za početak je osnovno izabrati ili postaviti glavnog organitatora tj. osobu ili osobe koje će imati najveća prava i obaveze u organizovanju događaja.

Prvo što će biti zadatak te osobe ili tima jeste da odrede ciljeve i ciljnu publiku dogadjaja.

Oni će imati sljedeće odgovornosti:

  • Da odrede poruke koje događaj treba da prenosi
  • Kreiranje ideja
  • Delegiranje obaveza
  • Finansije
  • Definisanje datuma i mjesta organizovanja
  • Sve vezano za mjesto održavanja(hrana, piće, rasvijeta, potrebna tehnika)
  • Predavači i delegati
  • Program dogadjaja(tok događaja, predavanje, opuštanje, zabava)

- Datum, mjesto i trajanje

Zapamtite da osigurate datum i mijeto za vaš dogadjaj što pre je moguće, pogotovo ako je u pitanju dogadjaj koji se organizuje u Septembru i Maju(kad većina organizacija ima konferencije za štampu i svoje marketingške događaje) ili za vrijeme izbornih kampanja stranaka.

Trudite se da izbjegnete periode praznika ili sličnih dešavanja.

Obezbijedite si mjesto za događaj i njegovo trajanje bar 2 mjeseca ranije ako je u pitanju manji dogadjaj(do 100 zvanica) ili godinu ako je u pitanju veći.

Kod izbora mijesta za događaj morate biti fleksibilni prema gostima.

Budite pristupni osobama sa umanjenim sposobnostima kretanja. Prilagodite hranu za što širu populaciju(ukusno, da se ne kosi sa religijskim načelima, možda dijetalno, ...). Pogotovo se potrudite da imate potrebnu audio-video tehniku tako da svi mogu pratiti šta se dešava tokom prezentacije.

Tražite(ili napravite) punu listu troškova po danima(naravno ako je višednevna manifestacija) sa svim mogućim dodatnim troškovima i predviđanjima za njihovo koštanje

- Program

Program će, naravno, biti drugačiji u skladu sa događajem. Ali bi morao podrazumjevati neke osnovne stavke:

  • Glavnu temu sa mogućim pod-temama
  • Paralelne događaje
  • Ključne napomene i poruke
  • Diskusiju i mogućnost povratne informacije(tipa ankete)

Dobar program uvijek sadrži mnoštvo pauza i kombinaciju dešavanja(sa različitim temama, dužinom trajanja i načinom izvođenja). Jedino tako ćete u potpunosti zaokupiti pažnju zvanica.

- Reklamiranje Vašeg dešavanja

Reklamirajte Vaš dogadjaj što je više moguće i sa što većom pokrivenosti ciljanih javnosti.

Ako su u pitanju veći dogadjaji potrebno ih je reklamirati bar 6 mjeseci unaprijed.

Ako su u pitanju vorkšopi ili seminari onda bar 2 mjeseca unaprijed, konferencije ili okupljana svakako ne manje od mjesec dana unaprijed.

Za za svaki bi događaj korisno bilo napraviti marketingšku strategiju ili medija plan.

Provjerite početne efekte reklamiranja, ako oni nisu zadovoljavajući potrebno je replanitati ili uvesti alternativne metode koje su u skladu sa ciljanim javnostima.

Svakako koristite modernije načine reklamiranja kao što je slanje maila ili reklamiranje na odgovarajućem Interet mediju.

- Čekliste

Obavezno za svaki dogadjaj napraviti čekliste. Ako je dogadjaj veći onda liste rasporedite po segmenitima i dajte ih odgovornima za pojedini segment.

- Sponzorstvo

Svaki dogadjaj ima svog sponzora. To je najbolji način da se smanje troškovi a takodje može pomoći da se dodatno reklamira Vaša organizacija i odgadjaj.

Gdje početi?

Prvi korak koji bi ste trebali preduzeti u pridobijanju sponzorstava jeste da pobrojite i analizirate koje se sve mogućnosti sponzorstava koje se pružaju na vašem dogadjaju.

Na primjer koliko novca mislite osigurati od sponzora, da li mislite organizovati zajedničko reklamiranje na TV-u, radiju, zajedničkim flyerima, zastavama ili drugom marketinškom materijalu.

Koje prepoznatljive elemente sponzora mislite koristiti na svojim marketinškim materijalima(ime, logo, zvučni logo).

Odredite kategorije sponzora(Generalni, zlatni, srebrni, bronzani). Razmotrite koje privilegije možete ponuditi kojoj kategoriji. Odredite tačnu diferencijaciju izmedju kategorija sponzora.

Izdefinišite koliko ćete naplaćivati od koje kategorije sponzora. Ipak morate imati na umu da držite cijene razumnim u skladu sa mogućnostima firmi ili organizacja za koje mislite da će im biti privlačno da sponzorišu vaš dogadjaj.

Razmotrite kojim firmama mislite pristupiti. Da li neko iz vašeg tima ima kontakte sa nekim od tih firmi. Uvjek je lakše pristupiti firmama koje imaju sličnu ciljnu grupu kao i vi sa vašim dogadjajem.

Takodje se može desiti da neko želi da vam ponudi svoje proizvode umjesto živog novca. To nije loša stvar ali morate paziti kod izbora ovakvog sponzora. Najbolje je takve relacije posmatrati kao partnerstva i vaš saradnik mora biti prepoznat kao dobavljač umjesto kao sponzor.

Recimo dobar vid ovakve saradnje može se ostvariti sa ketering kućama ili distributerima pića. To je savršena simbioza, vi njima kerlamirate proizvode kod vaših gostiju a oni vama smanjuju troškove.

Priprema materijala za sponzore:

  • Naslovna stranica sa pozdravnom porukom koja je posebno prilagodjena svakom sponzoru
  • Detalji programa, datum, mjesto, vrijeme.
  • U šta će biti utrošen novac od sponzorstva
  • Definišite osnovne beneficije koje sponzor ima
  • Predstavite odgovornsti obje strane(vas i sponzora)
  • Predstavite cijenu sponzoriranja

Jednom kad tako „Šarmirate“ sponzore i definitivno dogovorite sponzorstvo pošeljite pismo u kome ćete ponovo predstaviti cijenu, šta se njome dobija i koje su benificije sponzora.

Jako je bitno da obje strane usaglase svoja htijenja i mogućnosti.

- Pozicija predavača

Predavača stavite na posebno mjeso, koje mu odaje poštovanje.

Takodje se pobrinite da je predavač neko ko može da prenese poruku skupa te da je njegov rad već dobro provjeren.

- Diskusione grupe

Ako na samom dogadjaju organizujete diskusione grupe organizujte ih tako da jedna grupa nema više od 15 učesnika. Svakoj grupi dodjelite po jednog vodju grupe.

Uz to obezbijedite po jednu osobu da prati rad grupe i mjeri efekte rasprave te da sve to bude dobro dokumentovano.

- Popratni sadržaj

Popratni sadržaji mogu biti sjajan način da relaksiraju vaše slušatelje i da im napune baterije za nastavak predavanja.

Bitno je samo prilagoditi sadržaj interesima učesnika.

Nekad to može biti lagani koncert, izložba slika, mladi umjetnici kojii rade u pauzi dešavanja ili u toku diskusije.

Imajte u obziru da svaki od ovih sadržaja pored toga što pobojšava kvalitet i ugodjaj dogadjaja svakako zahtjeva dodatne troškove.

- Prava

Ako vaši materijali sadrže podatke lične prirode, podatke od posebne važnosti ili podležu atorskim pravima bitno je da se sa njima u skladu s tim i ponašate.

Ako imate namjeru da snimate audio, video materijal ili slikate učesnike potrudite se da ih obavjestite tako da oni koji ne žele biti na snimcima na vrijeme mogu da se sklone.

Imajte na umu da se prije same prezentacije dogovorite sa predavačima oko stavljanja njihovih materijala ili citata iz njihovih materijala na Internet ili u druge medije.

- Ketering

Odlučite kakav je meni podoban za dogadjaj koji pripremite.

Recimo hladna predjela su idealna za elegantne večere dok su sendviči ili fishfingers odlični za radionice ili neformalna druženja gdje je naglasak na pobojšanju komunikacije izmedju članova,

- Zdravstvena zaštita i sigrnost

Vi kao organizator imate potpunu odgovornaost za dešavanja na dogadjaju.

Zato si prije početka osigurajte kontakte za slučaj nužde, obezbijedite obavještenja o lokaciji izlaza za slučaj požara ili nesreće.

Takodje je bitno da znate broj učesnika(uključujući vas, predavače ili ostalo osoblje).

- Spemnost

Potrudite se da predvidite svaki mogući problem i da za svaku aktivnost imate bar jedan rezervni plan.

- Evaluacija

Da bi ste izvukli maksimum iz dogadjaja bitno je pratiti kako se sve odvijalo.

Jedno od sredstava jeste kvalitetno anketiranje učesnika seminara.

Ali učesnici nisu baš voljni nakon seminara ispunjavati evaluacione forme niti bilo kakvu papirologiju a vama i dalje treba njihovo mišljenje.

U svijetu je recimo popularno da na kraju zbivanja organizatori podjele sitne poklone u zamjenu za ispunjen evaluacioni listić ili davanje listića uz završni koktel.

Svakako iskoristite svoju maštu za daobijanje ovih povratnih informacija koje će vam uveliko pomoći kod mjerenja uspiješnosti dogadjaja i kod reklame za buduće sponzore ili partnere